Planilhas e modelos

Como fazer um orçamento para o cliente: passo a passo e modelo

Monte um orçamento com escopo, preço, prazo, pagamento e aceite. Veja um exemplo de R$ 2.000 e um modelo para copiar, conferir e enviar ao cliente.

Por Sean Twomey · Atualizado em 22 de outubro de 2026 · 12 min de leitura

Para fazer um orçamento para o cliente, descreva o que será entregue, detalhe os itens e valores, informe o total, as condições de pagamento, o prazo de execução e a validade da proposta. Registre também o que está fora do escopo e como o cliente poderá aprovar aquela versão. O documento precisa permitir uma decisão sem depender de condições importantes espalhadas em mensagens antigas.

A seguir, você encontra um exemplo preenchido de R$ 2.000 e um modelo para copiar. Ele serve para organizar a informação comercial; particularidades da atividade podem exigir condições adicionais e revisão profissional.

Orçamento, proposta e contrato cumprem papéis diferentes

Os documentos podem se complementar. Uma proposta pode incorporar um orçamento e um contrato pode referenciar seus anexos. O nome do arquivo, sozinho, não determina seus efeitos.

Para um trabalho delimitado, um orçamento claro pode ser curto. Para uma contratação longa, com dados, propriedade intelectual, terceiros ou risco relevante, prepare também as condições adequadas à relação. Um modelo genérico não resolve todos esses pontos.

1. Confirme o pedido antes de calcular

Faça perguntas que alteram custo, capacidade ou prazo. Para uma sessão de fotos de produtos, por exemplo:

• Quantos produtos e quantas imagens finais serão entregues?
• Há uma referência visual acordada?
• Quem fornece os produtos e quando estarão disponíveis?
• Onde ocorrerá a execução e quem assume os deslocamentos?
• Quais formatos e dimensões de arquivo são necessários?
• Quantas rodadas de ajustes estão previstas?
• Quem terá autoridade para aprovar a entrega e mudanças?

Se faltar informação decisiva, apresente uma estimativa identificada como preliminar, com suas hipóteses, em vez de prometer um preço fechado sem base. Quando o escopo for confirmado, emita a versão definitiva.

2. Confira o preço por dentro

Antes de mostrar o total ao cliente, guarde uma memória interna de horas, gastos específicos, percentuais e capacidade. O documento comercial deve comunicar os preços e o escopo; a apuração interna permite verificar se a empresa consegue cumprir a oferta.

No exemplo fictício deste guia, o Estúdio Ponte planeja 12 horas para entregar 20 fotos. A memória interna é:

Os percentuais são didáticos. Os R$ 440 não são lucro líquido garantido nem saldo disponível para retirada. Essa memória não precisa ser copiada integralmente para o orçamento: ela responde à gestão dos custos, enquanto os itens comerciais descrevem o que o cliente está comprando.

Confirme o fluxo de recebimentos com a planilha de fluxo de caixa. O preço pode cobrir o custo total e ainda deixar uma falta de caixa antes da última parcela.

3. Identifique a versão e as partes

Inclua número, versão e data de emissão. Um padrão simples como ORC-2026-014 — versão 2 permite distinguir a proposta atual de uma anterior.

Informe os dados necessários para identificar fornecedor e cliente, com canal de contato. Antes de enviar, confira se o destinatário e a empresa são os corretos. Evite coletar ou distribuir dados pessoais sem necessidade.

Se o cliente mudar a quantidade, gere outra versão e deixe explícito qual documento substitui o anterior. Não altere silenciosamente um arquivo já aprovado.

4. Descreva entregas verificáveis

Troque descrições abertas por quantidades e critérios que possam ser conferidos.

Defina também exclusões relevantes: imagens adicionais, novos produtos, pessoas fotografadas ou mudança de cenário, por exemplo. Exclusão de escopo não elimina a responsabilidade pela qualidade daquilo que foi contratado.

5. Separe validade, execução e pagamento

Esses prazos não são intercambiáveis:

• Validade: até quando o cliente pode aprovar a oferta nas condições apresentadas.
• Execução: quando o trabalho começa e termina.
• Pagamento: quando e como cada parcela será paga.

Não escreva apenas “prazo de 10 dias”. Identifique o evento que inicia a contagem, o tipo de dia e o que acontece se uma informação indispensável não chegar.

Quando houver dependências, combine o procedimento para definir novas datas. Evite uma promessa de início imediato se a capacidade da agenda ainda não foi confirmada.

O que conferir em uma relação de consumo

O Código de Defesa do Consumidor, arts. 39, VI, e 40, trata de orçamento prévio e autorização para serviços. O art. 40 exige discriminação de mão de obra, materiais e equipamentos, condições de pagamento e datas de início e término. Salvo estipulação diferente, o valor orçado vale por dez dias a partir do recebimento pelo consumidor.

Após aprovação, alterações dependem de negociação entre as partes. O consumidor não responde por acréscimos decorrentes de terceiros que não estavam previstos. Confira a aplicação das regras à contratação concreta: ter um CNPJ como cliente, por si só, não resolve se existe relação de consumo.

Exemplo preenchido: orçamento de R$ 2.000

Exemplo fictício, para adaptação. Datas, empresas e valores são ilustrativos.

Identificação

• Número e versão: FICT-001, versão 1.
• Emissão: 21/10/2026.
• Fornecedor: Estúdio Ponte — preencher identificação e contato reais antes de usar.
• Cliente: Loja Aurora — preencher identificação e contato reais antes de usar.
• Objeto: produção de imagens para catálogo de 20 produtos.
• Validade da oferta: até 27/10/2026, inclusive.

Itens e preço

Materiais e equipamentos: câmera, iluminação e fundo de produção estão incluídos no item de preparação e produção, sem cobrança separada. O apoio de edição utilizado pelo estúdio integra o item de tratamento. Os produtos fotografados serão fornecidos pelo cliente.

Valores: o total inclui os encargos considerados para essa condição, sem acréscimo automático posterior. Serviços opcionais não estão incluídos e dependem de novo orçamento aceito.

Escopo e exclusões

• Entrega de 20 fotos finais: uma por produto, em fundo uniforme definido no briefing.
• Arquivos JPG com 2.000 pixels no lado maior.
• Uma rodada consolidada de ajustes de cor e enquadramento dentro do briefing, solicitada após a prévia e até a data combinada para revisão.
• A correção de falhas na execução não é tratada como contratação de uma nova rodada de preferência.
• Não inclui novos produtos, modelos, cenários adicionais ou imagens extras.
• Endereço, percurso de logística e condições de uso das imagens serão identificados no documento definitivo antes da aprovação.

Agenda e pagamento

• Aprovação desta versão e pagamento da primeira parcela até 27/10/2026.
• Recebimento dos produtos e referências até 30/10/2026.
• Início previsto: 03/11/2026.
• Prévia: 04/11/2026; pedidos consolidados de ajuste até 05/11/2026.
• Entrega final prevista: 06/11/2026.
• Primeira parcela: R$ 800, equivalente a 40%, na aprovação.
• Segunda parcela: R$ 1.200, equivalente a 60%, na entrega final.
• Meio de pagamento: a definir e identificar na versão definitiva.
• Se as dependências não forem atendidas, as partes combinarão e registrarão novas datas antes da execução afetada.

O exemplo ainda exige preenchimento dos dados indicados e conferência da agenda local. Não envie campos indefinidos ao cliente como se fossem condições fechadas.

Registro de aprovação

Confirmo a aprovação do orçamento FICT-001, versão 1, no total de R$ 2.000, com os itens, escopo, exclusões, datas e condições de pagamento identificados nesta versão. Nome e função: ___. Data: ___. Registro de aprovação: ___.

Esse texto organiza o registro; não substitui a análise de quem pode aprovar pela parte contratante ou das formalidades necessárias ao caso.

Modelo para copiar e adaptar

ORÇAMENTO [número] — VERSÃO [número]
Emissão: [data]
Fornecedor e contato: [identificação]
Cliente e contato: [identificação]

OBJETO
[Entrega e necessidade atendida]

ITENS
[Descrição] | [unidade] | [quantidade] | [preço unitário] | [total]
Materiais e equipamentos: [discriminar e indicar os valores/inclusões]
Desconto, se houver: [valor e condição]
Total a pagar: R$ [valor]

ESCOPO
[Quantidades, formatos e critérios da entrega]
Revisões previstas: [quantidade e tipos]
Exclusões: [atividades ou despesas não incluídas]

DATAS
Validade da oferta: [data ou prazo e marco inicial]
Informações/itens a fornecer pelo cliente: [lista e datas]
Início: [data]
Etapas e término: [datas]

PAGAMENTO
[Parcelas, valores, vencimentos ou eventos claros e meio de pagamento]

ALTERAÇÕES
[Como serão apresentados e aprovados impactos de mudanças]
Condições específicas e anexos: [identificar ou registrar que não há]

APROVAÇÃO
[Número e versão aprovados, total, nome/função, data e registro]

Antes de exportar, some os itens, confira o desconto e reconcilie as parcelas com o total. Duas parcelas arredondadas isoladamente podem não fechar exatamente; ajuste a última e mostre os valores finais ao cliente.

Como enviar sem perder o controle da versão

Guarde uma versão editável para atualização e envie uma cópia final identificada para leitura. Um nome como orcamento-cliente-numero-v02.pdf facilita localizar o arquivo certo; evite incluir informação pessoal desnecessária no nome.

Uma mensagem de envio pode ser:

Olá, [nome]. Segue o orçamento [número e versão] para [entrega], no total de R$ [valor], válido até [data]. Os itens, prazos e pagamentos estão no documento. Se precisar alterar o escopo, me avise para eu conferir preço e agenda. Para aprovar, identifique esta versão na resposta pelo canal combinado.

Confirme o destinatário antes de enviar. Uma página pública com modelo em branco pode ser compartilhada amplamente; um orçamento preenchido deve circular apenas entre as pessoas envolvidas. Ao copiar uma versão para outro cliente, confira nomes, preços, condições e anexos.

Se o cliente pedir desconto ou trabalho adicional

Não trate uma mensagem vaga como autorização para qualquer mudança. Registre o pedido e mostre o impacto antes de executar.

Se o desconto for de 10% no exemplo, o total passa a R$ 1.800. Mantida a divisão de 40% e 60%, as parcelas seriam R$ 720 e R$ 1.080. A memória interna também precisa ser refeita: o resultado planejado após rateio cairia de R$ 440 para R$ 256, mantendo custos e o percentual hipotético de 8%.

Se o cliente pedir dez imagens adicionais, não acrescente automaticamente metade do preço. Algumas etapas podem ser compartilhadas e outras precisam ser refeitas. Estime horas e gastos, apresente o novo escopo e registre a versão ou complemento aprovado.

Checklist antes de enviar

• ☐ Número, versão, data e destinatário estão corretos.
• ☐ Quantidades, formatos e entregas podem ser conferidos.
• ☐ Itens, materiais e equipamentos estão descritos adequadamente.
• ☐ Soma dos itens, desconto e total fecham.
• ☐ As parcelas somam o total e têm vencimentos ou eventos claros.
• ☐ Validade, início e término estão identificados.
• ☐ Dependências, revisões e exclusões foram explicadas.
• ☐ Mudanças exigem uma nova condição registrada e acordada.
• ☐ Campos pendentes e dados de outro cliente foram removidos ou preenchidos.
• ☐ A cópia final corresponde à versão que será aprovada.

Perguntas frequentes

Posso fazer um orçamento simples pelo WhatsApp?

O canal deve permitir apresentar as informações e guardar a versão aprovada. Para evitar condições espalhadas, organize o documento e identifique-o na conversa. Confira os requisitos e a forma de aprovação adequados à contratação.

O orçamento precisa mostrar meu lucro?

A memória de custos e resultado é um controle interno. O documento comercial precisa discriminar adequadamente os itens e condições da oferta. Não confunda preço cobrado por uma etapa com o custo interno dessa etapa.

Qual é a validade de um orçamento?

Defina a validade claramente. Para serviços em relação de consumo, o art. 40 do CDC prevê dez dias a partir do recebimento, salvo estipulação diferente. Confira a regra aplicável ao caso.

Posso aumentar o preço depois da aprovação?

Não trate mudança de custo ou escopo como autorização automática. Apresente o impacto e registre a condição negociada antes do trabalho adicional; em relação de consumo, observe especialmente o art. 40 do CDC.

Orçamento é a mesma coisa que contrato?

Eles podem se complementar e produzir obrigações conforme o conteúdo e a contratação. Para trabalhos complexos, confira se é necessário um contrato ou anexo específico. Mudar o título do arquivo não elimina responsabilidades.

Fontes e método

Pesquisa conferida em 21/10/2026. O orçamento, as mensagens e o caso Estúdio Ponte/Loja Aurora são exemplos originais e fictícios, destinados à adaptação.

• Presidência da República — Código de Defesa do Consumidor, arts. 2º, 39, VI, e 40: âmbito da relação de consumo, orçamento e autorização de serviços.
• Sebrae RS — Como formar preço de serviços: referência conceitual para organizar custos e capacidade antes da oferta comercial.

O exemplo não é um contrato completo. Adapte identificação, atividade, escopo e condições reais; revise particularidades da contratação quando necessário.